20 dicas rápidas para conseguir administrar seu tempo

O seu tempo é o seu bem mais precioso, use-o com inteligência.

por Maria Confort Leitura: 6 minutos

Você acha que o seu dia não rende nada? Tem 20 e poucos, 30 anos mas sente que não viveu a sua vida como deveria? Acredita que não consegue realizar seus objetivos por falta de tempo e não consegue alcançar seu sonhos porque acha que seu dia deveria ter mais de 24 horas?

Você costuma ser pontual ou atrasado? Você termina as coisas dentro do tempo que você estipula? Você entrega seus relatórios/trabalhos a tempo? Você é capaz de realizar o que você quer fazer antes dos prazos? Você sabe administrar seu tempo?

Se a sua resposta for “não” a qualquer uma das perguntas acima, isso significa que você não está gerenciando seu tempo da forma que deveria. Para te ajudar, separamos 20 dicas rápidas para você mudar o cenário:

Crie um plano diário

Planeje seu dia antes que ele se desenrole. Faça isso de manhã ou melhor ainda, durante a noite antes de dormir. O plano oferece uma boa visão geral sobre como o dia irá seguir. Dessa forma, você não é pego de surpresa. Seu trabalho para o dia é manter o plano do melhor jeito possível.

Coloque um limite de tempo para cada tarefa

Seja claro que você precisa terminar a tarefa X até as 10h, por exemplo; a tarefa Y até as 15h e o item Z até as 17:30. Isso evita que seu trabalho se arraste e que você se perca em suas tarefas.

Use um calendário

Ter um calendário é um passo mais fundamental para gerenciar suas atividades diárias. O Google Calendar, por exemplo, é ótimo e você pode sincronizá-lo com seu telefone e outros hardwares – dessa forma, você pode acessar sua agenda em qualquer lugar e ter uma noção clara das suas obrigações.

Use um organizador

O organizador ajuda você a estar no topo de tudo em sua vida. É uma ferramenta central para organizar informações, listas de tarefas, projetos e outros itens diversos.

Conheça seus prazos

Quando você precisa terminar suas tarefas? Marque os prazos claramente em seu calendário e em seu organizador para que você saiba quando você precisa terminá-los.

Aprenda a dizer “não”

Não assuma mais do que você pode lidar. Se distrações surgirem quando você está fazendo outras coisas, coloque-as em uma fila de espera.

Se programe para o “antes”

Organize-se para começar tudo antes. Se, por exemplo, você precisa estar em determinado lugar às 14h, se organize para chegar lá 13h30. Dessa forma, você nunca vai se atrasar – o mesmo vale para os prazos de seus projetos e entregas.

Crie um turno

Delimite seu trabalho em períodos. Por exemplo: assuma que você só vai trabalhar em determinada tarefa por 3 horas. Quando esse prazo acabar, passe para outra tarefa e só volte na tarefa anterior no dia seguinte.

Tenho um relógio por perto

Às vezes, estamos tão absorvidos no nosso trabalho que perdemos o tempo. Ter um relógio por perto vai te manter ciente do tempo no momento.

Configure lembretes 15 minutos antes

A maioria dos calendários tem uma função de lembrete. Se você tiver uma reunião importante para participar, defina esse alarme 15 minutos antes.

Mantenha o foco

Concentre-se em apenas uma tarefa por vez. Feche todos os aplicativos que você não está usando. Feche as abas no seu navegador que estão tirando sua atenção. Concentre-se unicamente no que está fazendo. Você será mais eficiente dessa maneira.

Bloqueie distrações

O que o distrai no seu trabalho? Mensagens instantâneas? Telefone tocando? Mensagens de texto surgindo? Quando você estiver fazendo um trabalho importante, por exemplo, a dica é inclusive desligar o telefone. Depois, é só ver quem te ligou e entrar em contato. Uma opção é deixar o telefone ativo apenas para ligações e bloquear o WhatsApp, por exemplo. Você também pode selecionar as pessoas que podem te ligar, assim, só vai falar com você quem realmente for importante.

Acompanhe seu tempo gasto

Tem um aplicativo chamado Egg Timer, um temporizador de contagem regressiva bem simples. Nele, você insere a quantidade de tempo que você deseja que ele acompanhe – exemplo: “30 minutos”, “1 hora” – e ela será contabilizada em segundo plano. Quando o tempo terminar, o temporizador emitirá um sinal sonoro. Esta é uma ótima maneira de estar ciente do seu tempo gasto.

Não se preocupe com detalhes sem importância

É claro que é importante concluir uma tarefa e perceber que ela ficou 100% do seu jeito, mas tente ser menos perfeccionista e tente enxergar as necessidades com clareza. Saber delimitar o que realmente é importante e o que é apenas mimo é fundamental para ser feliz.

Priorize

Como você não pode fazer tudo, aprenda a priorizar o importante e deixar o resto.

Delegue funções

Se há coisas que podem ser feitas por outros ou coisas que não são tão importantes, considere delegar essas funções. Isso tira uma carga das suas costas, e assim você pode se concentrar nas tarefas importantes.

Una tarefas similares

Por exemplo, no meu caso: eu escrevo para o Manual do Homem Moderno e também escrevo roteiros para os vídeos que eu gravo. Como as duas funções são semelhantes, eu faço as duas ao mesmo tempo para que elas fluam com maior facilidade. Além disso, eu também gravo os vídeos e tiro fotos, por exemplo. Essas duas funções, então, são realizadas juntas.

Jogue fora o que desperdiça seu tempo

O que te impede de se concentrar no trabalho ou rouba o seu tempo? Facebook? WhatsApp? Então, pare de verificá-los com tanta frequência. Uma coisa que você pode fazer é dificultar a sua verificação – remova-os dos marcadores rápidos do navegador, por exemplo, ou delete o aplicativo do celular. Outra dica é, por exemplo, substituir o marcador do Facebook no computador por um marcador importante para o seu trabalho. Assim, quando você clicar no símbolo do Facebook, vai ser direcionado para um site importante para a tarefa que você exerce.

Peça licença quando necessário

Não tenha medo de pedir para interromper uma reunião quando ela estiver indo além do seu horário, por exemplo e estiver te atrapalhando para realizar outros trabalhos mais importantes, seja profissional e honesto e saiba otimizar seu tempo.